Wszedł dziś KSeF. To rewolucja w fakturach. Brakuje wiedzy co trafia a co nie do KSeF. U mnie na JDG bez problemu w infakt. W fundacji mam MDDP i też jest ok bo złożyłem kwity do US i mam zarządzanie uprawnieniami.

Z powodu braku wiedzy \publikuje krótkie podsumowanie jako przewodnik po fakturach i kosztach KSeF. Uwaga – nie wszytko trafia do KSeF.

1. Dokumenty trwale wyłączone z KSeF (Wyłączenia systemowe). Niezależnie od okresów przejściowych, poniższe kategorie dokumentów nie będą procesowane przez KSeF ze względu na status nabywcy, wystawcy lub specyfikę transakcji:
a. Faktury na rzecz konsumentów (B2C): Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są ustawowo wyłączone z KSeF. Podatnicy mogą je wystawiać w KSeF dobrowolnie, ale nie mają takiego obowiązku.
b. Faktury od podmiotów zagranicznych: Podatnicy nieposiadający siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (lub posiadający stałe miejsce, które nie uczestniczy w danej transakcji) nie wystawiają faktur w KSeF.
c. Faktury w procedurach szczególnych OSS i IOSS: Dokumenty dotyczące procedur szczególnych (OSS unijna, OSS nieunijna, IOSS) rozliczanych przez punkty kompleksowej obsługi są wyłączone z systemu KSeF.
d. Bilety pełniące funkcję faktur: Usługi przejazdu autostradą płatną oraz przewozu osób (kolejami, taborem samochodowym, statkami, samolotami) udokumentowane biletami jednorazowymi pozostają poza KSeF.
e. Specyficzne usługi zwolnione: Faktury za usługi zwolnione przedmiotowo, takie jak usługi finansowe czy ubezpieczeniowe (określone w art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy), również mogą pozostać poza systemem.

2. Dokumenty wyłączone okresowo w 2026 roku (Okresy przejściowe). Rok 2026 jest okresem wdrażania systemu, co wiąże się z istotnymi wyjątkami obowiązującymi tylko w tym czasie:
a. Faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP: Do 31 grudnia 2026 r. podatnicy mogą nadal wystawiać faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz uznawać paragony fiskalne z NIP nabywcy (do 450 zł) za faktury uproszczone poza KSeF.
b. Faktury “drobne” (tzw. wykluczenie cyfrowe): W okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży (brutto) udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.

3. Dokumenty niebędące fakturami ustrukturyzowanymi. System KSeF służy wyłącznie do procesowania faktur ustrukturyzowanych (zgodnych ze strukturą logiczną FA(3)). Następujące dokumenty handlowe i księgowe nie mogą trafić do KSeF:
a. Faktury Pro Forma: Nie są dokumentami księgowymi w rozumieniu ustawy o VAT i nie są przesyłane do KSeF.
b. Noty korygujące: Instytucja not korygujących zostaje zlikwidowana; wszelkie błędy (nawet mniejszej wagi) będą wymagały wystawienia faktury korygującej w KSeF.
c. Dokumenty wewnętrzne: Noty obciążeniowe, noty uznaniowe oraz dowody wewnętrzne pozostają poza systemem.
d. Rachunki: Rachunki wystawiane na podstawie Ordynacji podatkowej nie są przesyłane do KSeF.
e. Załączniki w formatach nieustrukturyzowanych: Tradycyjne załączniki (PDF, skany, zdjęcia) nie są częścią KSeF. Jedynym wyjątkiem jest ściśle określony “ustrukturyzowany załącznik” (np. dla branży telekomunikacyjnej), który jest częścią pliku XML.
f. Duplikaty faktur, po pierwsze nie są do niczego potrzebne, bo fakturę nożna pobrać wiele razy w ciągu 10 lat. Po drugie system sprawdza na etapie importu czy taka faktura jest już w systemie KSeF.

4. Sytuacje awaryjne (Awaria całkowita). W przypadku ogłoszenia tzw. awarii całkowitej (sytuacja kryzysowa, np. zagrożenie bezpieczeństwa państwa), faktury są wystawiane poza KSeF (papierowo lub elektronicznie) i nie są do niego dosyłane po ustaniu awarii.

Materiał od Symfonia, partnera strategicznego fundacji Digital Poland